信息化觀察網(wǎng)

隨著IT主管在家中來管理IT部門運(yùn)營，疫情隔離狀態(tài)下的領(lǐng)導(dǎo)力正在被重新定義。以下是遠(yuǎn)程管理自己部門的一些方法。

由于COVID-19新冠病毒大流行造成全球范圍內(nèi)的停工，因而遠(yuǎn)程辦公的人數(shù)比以往任何時(shí)候都要多。這使得在家中負(fù)責(zé)部門管理工作的高層領(lǐng)導(dǎo)處于一個(gè)尷尬境地。傳統(tǒng)上，領(lǐng)導(dǎo)力涉及到面對(duì)面的會(huì)議，與其他高管進(jìn)行一對(duì)一的交流，以及在整個(gè)組織中與其他部門人員進(jìn)行接觸，以有助于與組織內(nèi)的員工建立信任。

隨著員工轉(zhuǎn)變?yōu)榫蛹肄k公，會(huì)議和日常工作都以在線方式進(jìn)行，那么IT主管如何在一個(gè)新的遠(yuǎn)程辦公方式的組織中保持強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)力?

掌控技術(shù)、安全性和支持工作

要增強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)對(duì)您在家中領(lǐng)導(dǎo)IT部門的能力的信任，第一步是確保IT運(yùn)營和支持工作平穩(wěn)且安全地運(yùn)行。這意味著確保每個(gè)部門都能獲得他們遠(yuǎn)程辦公所需的資源。

紐約州白原市(White Plains)的首席信息官邁克爾·科克利(Michael Coakley)表示，對(duì)于大多數(shù)組織而言，某些部門很有可能“比其他部門更精通技術(shù)”。與部門主管進(jìn)行一對(duì)一交流或在視頻會(huì)議中交流，以確定哪些部門需要更多幫助，以使員工可以進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公，這很重要。

一旦員工能夠開始居家辦公，您就需要考慮安全性問題。由于員工不處于常規(guī)的辦公環(huán)境中，家里的孩子、配偶、室友、寵物等其他干擾可能會(huì)導(dǎo)致員工忽視IT安全性。為防止這種情況發(fā)生，科克利的團(tuán)隊(duì)一直向員工發(fā)送定時(shí)溝通電子郵件，提醒他們注意安全性問題，查看是否有網(wǎng)絡(luò)欺詐，以及建議他們遠(yuǎn)離可疑鏈接。

科克利還努力確保每個(gè)人都知道，IT部門會(huì)和停工之前一樣隨時(shí)可以提供幫助。他的團(tuán)隊(duì)采取了一些措施，建立了一個(gè)可將服務(wù)臺(tái)電子郵件和工作單發(fā)送到多個(gè)渠道的系統(tǒng)，建立了一定的“冗余度”，這樣員工就不必等待，能盡快得到幫助。

建立在線辦公方式下的信任關(guān)系

Onepath公司首席技術(shù)官兼工程高級(jí)副總裁帕特里克•金塞拉(Patrick Kinsella)表示，與員工建立信任是領(lǐng)導(dǎo)力的一個(gè)重要方面，而這通常是發(fā)生在個(gè)人層面上。他說，如果沒有“面對(duì)面的互動(dòng)時(shí)間”，IT主管可能會(huì)發(fā)現(xiàn)“建立和維持這種關(guān)系”會(huì)更加困難。

為了維持這種在線工作方式的人員聯(lián)系，金塞拉的團(tuán)隊(duì)在每天開始工作時(shí)通過一個(gè)簡短的視頻通話，以便相互聯(lián)系。他們每天都會(huì)挑選一個(gè)問題，每個(gè)人都在通話過程中回答，這一慣例總會(huì)“帶來一個(gè)好笑的故事，最終團(tuán)隊(duì)成員常常笑出眼淚。”

金塞拉說：“聽起來很陳詞濫調(diào)，但每天花20或30分鐘與你的直接下屬進(jìn)行交流，這對(duì)一整天的情緒和士氣都會(huì)產(chǎn)生難以置信的影響，”“我們不僅僅是在家辦公，也在處理一些個(gè)人事務(wù)，例如為外出工作的家人提供幫助。這些額外的壓力因素使人際關(guān)系變得更加重要。”

科克利會(huì)定期與他的團(tuán)隊(duì)聯(lián)系，以了解他們的工作，并認(rèn)可他們?cè)诶щy時(shí)期努力地工作。同時(shí)，他還聯(lián)系由IT部門提供支持服務(wù)的其他部門，使他們知道IT部門可以隨時(shí)處理各種問題或疑慮。

最后，您要對(duì)員工說：“我們?cè)谶@里為您提供支持，我們會(huì)幫助您完成在家辦公想實(shí)現(xiàn)的工作目標(biāo)，就像之前您能完成工作目標(biāo)一樣，”科克利說。

給予員工足夠的工作時(shí)間

當(dāng)您的部門進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)，定期溝通和會(huì)議是一個(gè)合理期望，但要避免過多的在線會(huì)議使員工不堪重負(fù)，而無法完成工作。

Betterup公司的注冊(cè)心理治療師和領(lǐng)導(dǎo)力教練莎拉•格林伯格(Sarah Greenberg)建議，在開會(huì)時(shí)要秉承“要事優(yōu)先”。這意味著要讓會(huì)議聚焦重點(diǎn)且簡短，這樣員工仍有一些“流動(dòng)時(shí)間”來完成工作。

她說：“盡管不斷地召開會(huì)議很重要，但人們?nèi)匀幻刻煨枰恍r(shí)間進(jìn)行深入的工作，尤其是在當(dāng)前疫情大流行的情況下。”“人們不僅需要時(shí)間與同事建立聯(lián)系，盡管這很重要，但也需要時(shí)間與家人、朋友以及親人進(jìn)行聯(lián)系。”

這可能意味著重新定義傳統(tǒng)工作日的模式。雖然這似乎對(duì)您管理每個(gè)下屬的能力提出挑戰(zhàn)，但給予員工機(jī)會(huì)來根據(jù)各自情況調(diào)整工作日程，這可通過建立信任來獲得回報(bào)。您可能會(huì)遇到這樣的員工，他們由于干擾和外部壓力而難以在家里辦公。他們可能希望能在夜里或凌晨工作，而一天工作日程的其他適合時(shí)間進(jìn)行休息。向您的下屬展示出，無論工作日程如何安排您都相信他們能夠完成工作，這有助于建立相互尊重和信任的關(guān)系，并對(duì)遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)工作至關(guān)重要。

鼓勵(lì)自我照顧和工作生活的平衡

盡管員工在家中辦公，但工作與生活的平衡現(xiàn)在比以往任何時(shí)候都更為重要。由于工作和家庭之間沒有清晰的界限，員工可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己工作過于繁重，或下班后仍感到“上班”的壓力。

避免過度勞累的一種方法是與您的員工就這段時(shí)間的預(yù)期進(jìn)行清晰和坦率的交流。鼓勵(lì)員工在需要時(shí)進(jìn)行休息，為每周工作設(shè)定明確的目標(biāo)，并為那些可能在工作效率上遇到困難的員工保持暢通的溝通渠道。

“我認(rèn)為，主管們接下來可以做的事情是提高自主性和靈活性。為員工提供一個(gè)明確的期望和指導(dǎo)方針，然后在此范圍內(nèi)留出足夠的空間讓他們決定如何完成自己的工作。”格林伯格說。

主管也需要進(jìn)行自我照顧

自我照顧可能聽起來像2020年的流行語，但對(duì)于IT主管進(jìn)行自我照顧同樣重要，尤其是當(dāng)他們向員工宣講這一點(diǎn)時(shí)。格林伯格表示，即使大家距離遙遠(yuǎn)，“情緒也會(huì)傳染”。如果領(lǐng)導(dǎo)者感到壓力過大，那么這種能量就很容易傳染給您的團(tuán)隊(duì)。

格林伯格說：“一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者只要進(jìn)行自我照顧，注意自己的想法，并確保自己毫不妥協(xié)地維持工作生活的平衡，就會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)的工作生活平衡產(chǎn)生積極影響。”