導語
面臨前途未卜的經(jīng)濟時期，企業(yè)的運營效率再次備受矚目。本文介紹CIO如何在精簡IT運營、削減預算的同時仍能促進業(yè)務增長。
大多數(shù)人預計2020年的IT預算會很可觀，的確，疫情之前的很多調(diào)查均顯示，大多數(shù)企業(yè)的IT預算比去年有所增長。
然而，由于新冠疫情、業(yè)務停滯以及可能性加大的全球衰退重創(chuàng)了企業(yè)收入，現(xiàn)在許多企業(yè)的CIO只能期待經(jīng)濟狀況的全面好轉。
因此，未來的IT預算預計將會有所下降。
多家企業(yè)今年春季發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)CIO面臨預算縮減的窘境。比如，F(xiàn)orrester聲稱，在最佳情況下，CIO們在2020年可能面臨預算縮減5%的形勢。IDC預測全球IT支出將下降5.1%。Dresner咨詢公司發(fā)現(xiàn)，60%的受訪者稱疫情將影響IT預算和項目支出。
雖然CIO們向來習慣少花錢多辦事，但他們現(xiàn)在看到運營效率重新備受關注。但考慮到IT在推動收入增長和確保企業(yè)的市場地位方面越來越重要，CIO們一方面需要節(jié)省開支，另一方面又不能削減可推動業(yè)務發(fā)展的項目資金。
管理咨詢公司Swingtide的執(zhí)行顧問Mark Barner表示，這意味著IT領導者在提高效率方面須另辟蹊徑、從長計議，“因為他們在竭力提高效率的同時還需要迎接企業(yè)的數(shù)字化轉型。”CIO們不能指望每個項目削減一定比例的預算就都能成功。
此外，許多顧問和資深IT領導者稱，也不能完全從成本力求最低這個方面去看待效率。相反，CIO們需要致力于在盡量精簡運營的同時，為企業(yè)提供更好的服務。
專家們在此給出了6種方法，可以在不犧牲質(zhì)量的情況下提高IT運營效率。
仔細檢查現(xiàn)有系統(tǒng)
北極星運輸集團和北極星數(shù)字解決方案公司的首席技術官Dave Brajkovich表示，他不希望其團隊或預算過于關注后臺基礎設施，因為資源用于支持業(yè)務需求和創(chuàng)收活動更合理。
因此他不斷尋找在哪些方面能以更低的成本從現(xiàn)有IT基礎設施獲得更好的性能。
他說：“我們仔細考察了現(xiàn)有的IT系統(tǒng)，希望能最大限度地提高效率。由于我們在不同階段的部署過程中部署了多層系統(tǒng)，有些系統(tǒng)是自己開發(fā)的，有些系統(tǒng)是購買現(xiàn)成的。盡管IT的各層對業(yè)務來說是無縫的，但整體運營起來難度大、成本高。”
比如說，Brajkovich最近分析了其公司協(xié)作軟件的成本和性能。他發(fā)現(xiàn)，其團隊平均每月要支持600個用戶請求，平均每小時成本約50美元。
Brajkovich說，雖然這款現(xiàn)有的協(xié)作軟件在首次實施時是首選，但現(xiàn)在只是眾多選擇之一。于是他換了供應商，認為即便引入新的軟件、培訓員工使用新軟件也要花錢，但這么做仍有望節(jié)省總的費用。實際上他已經(jīng)看到了回報，支持電話降到了幾乎為零，總體性能也有所提升。
Brajkovich說，仔細檢查現(xiàn)有的運營系統(tǒng)并非不尋常之舉，但這至少要求領導團隊清楚IT的痛點在哪里。
聘請專業(yè)人員管理供應商合同
Swingtide的顧問Barner任職Ascension的CIO時，看到有機會從與其IT部門做生意的供應商那里獲得更多的價值。于是他設立了供應商生命周期管理計劃，還專門成立了供應商管理辦公室，配備了洽談和許可方面有經(jīng)驗的專業(yè)人員。
他說：“全面的供應商生命周期管理是一門學問，不是一兩天就能做好的。”他補充道，他還與擁有技術背景的執(zhí)業(yè)會計師（CPA）合作，以便他們能梳理出細節(jié)，并根據(jù)各種許可和合同選項準確地比較成本。
供應商管理辦公室先將目光鎖定在明顯最有機會省錢的合同上，取得成效后再專注于其他合同。該辦公室在成立后的頭幾年重新洽談了200多份合同。
Barner稱，這些更新后的合同不僅為公司節(jié)省了資金，還提供了更好的質(zhì)量和服務，節(jié)省的費用遠超過供應商管理辦公室的成本。
他補充說：“CIO們知道其預算有多少花在了第三方身上——保守估計是60%至70%，而且會繼續(xù)依賴第三方。這種對技術供應商日益加深的依賴帶來了風險，只能通過保護性一致性的合同、精心管理的供應商關系以及協(xié)調(diào)支持性流程和職能來減小風險。多年來歸CIO管理的合同可能都應該加以更新、徹底檢查和重新洽談，因為CIO不能再將他們的全部解決方案視作是狀態(tài)穩(wěn)定的環(huán)境，因為技術在不斷地迅猛發(fā)展。”
精簡表現(xiàn)欠佳的項目
多年來，許多CIO享受著年度預算增加的待遇，還可以放手研發(fā)和創(chuàng)新。管理顧問們表示，現(xiàn)在IT領導者應重新調(diào)整支出的優(yōu)先級，至少把大部分資金投入到可能會帶來成效的技術和項目上。
卡耐基梅隆大學泰珀商學院的運籌學教授Willlem-Jan van Hoeve說：“在當前形勢下，人們不再像過去那樣大力投資于并未在實踐中證明其回報的新技術。”
當然，創(chuàng)新不應該終止，但是CIO們應關注已證明更容易見效的技術——這勢必需要對項目進行客觀的評估，以確定它們在近中期是否真的大有助益。
同時，CIO們應砍掉那些有潛力但未帶來回報的項目。這些騰出來的資源隨后可以投入到回報明顯的項目上。
van Hoeve說：“過去可能沒有砍掉那些項目的理由，在經(jīng)濟繁榮時期，冒一些風險是值得的，但到某個時候，你需要關閉這類項目，以便啟動證明有回報的其他項目。”
將自動化引入IT運營
大多數(shù)CIO一直在企業(yè)的整個業(yè)務部門推行自動化，以加快運營、使員工擺脫重復性任務，并盡量減少錯誤。IT自動化可以帶來這些好處，并縮短停運時間，從而總體上提高運營效率。Daniel Mintz是馬里蘭大學全球校園的IT部門負責人，曾在美國交通部擔任CIO。他表示，機器人流程自動化（RPA）技術以及決策引擎和人工智能都“有望在降低成本方面發(fā)揮價值。”
Mintz補充道：“IT內(nèi)部有些方面適合自動化，比如IT幫助臺可借助聊天機器人等技術實現(xiàn)自動化，這些技術存在已有一段時日了，但并未充分利用起來。”
研究表明，許多IT領導者還沒有擁抱自動化。Flexera的《2020年CIO優(yōu)先事項報告》發(fā)現(xiàn)，只有72%的人計劃采用人工智能和機器學習，而只有58%的人計劃今年采用RPA。
雖然這項調(diào)查沒有明確指出那些計劃的項目中有多少會將自動化引入到IT運營，但專家表示，自動化常?？梢糟暯訕I(yè)務和IT運營，為企業(yè)組織的這兩個方面帶來效率。
以北極星集團的情況為例。Brajkovich表示，其團隊部署了RPA以實現(xiàn)業(yè)務流程的自動化，選擇了WorkFusion的平臺來提供API連接，并與該公司的ERP系統(tǒng)進行集成，以保證IT運營順利進行。此外，Brajkovich說，這種使用場景表明效率如何與創(chuàng)新和成長息息相關。
繼續(xù)云計算之旅
企業(yè)在云計算上的支出持續(xù)保持增長，軟件開發(fā)商Flexera的《2020年云計算行情報告》發(fā)現(xiàn)，20%的受訪者聲稱，年度云計算支出將超過1200萬美元；74%的受訪者聲稱，年度云計算支出將超過120萬美元。這兩個受訪者占比數(shù)字分別高于去年的13%和50%。
不過專家警告，切勿將支出增加看作額外的成本，而是一種投入。這種投入實際提高了效率，最終將為IT部門和整個企業(yè)組織帶來更多的價值。
CBT Architects的CIO Nirva Fereshetian一直在將公司更多的工作負載（包括大型圖形文件）轉移到云。她在計算成本和價值時考慮了諸多因素，采取了通盤考量的做法，認識到繼續(xù)云計算之旅（特別是針對復雜的工作負載）可節(jié)省員工時間、提升性能。
比如說，由于員工從與管理本地硬件有關的日常任務轉向通過技術戰(zhàn)略推動業(yè)務成果的更高價值的工作，她的公司不斷向云遷移使Fereshetian得以最大限度地發(fā)揮IT人才的價值。她在評估將某工作負載遷移到云端會不會改善收益時，還計算了改進業(yè)務連續(xù)性、縮短停運時間和減少服務故障帶來的價值。
她說：“我認為，加大向云遷移的力度仍有望進一步提高效率，但你得通盤考量。即使向云遷移可能花費更多的資金，但如果它能提供更好的業(yè)務連續(xù)性和其他優(yōu)點，這仍然提高了效率。在過去，效率意味著削減成本。然而，我認為目前的形勢不僅需要削減成本，還要提高服務質(zhì)量、改善體驗并提升商業(yè)價值。”
將效率作為持續(xù)的目標
隨著企業(yè)開始奉行新冠疫情帶來的節(jié)支模式，專家預測，所有職能部門的主管都將被要求削減一定比例的預算，就像過去發(fā)生的那樣。
但管理顧問們表示，高瞻遠矚的CIO們并不把精益運營看作一項被動反應的對策，甚至不看作是偶爾為之的任務，而是看成一個持續(xù)的管理目標；他們不斷評估用來運作IT部門的人員、流程和技術是否盡可能得到了優(yōu)化、是否盡可能高效。
客戶互動軟件公司Freshworks的CIO Prasad Ramakrishnan說：“人們常常把運營效率看作是‘我要做一番排查以獲得更高的效率，然后就大功告成。’而實際上，它必須是企業(yè)價值體系的一部分，是企業(yè)的行事方式，它更像是一個過程，而不是一個項目。”
Ramakrishnan表示，他考慮IT形勢會如何發(fā)展時，著眼于如何使其IT運營更高效；從最終用戶服務、商業(yè)應用軟件生態(tài)圈到安全技術，他對眾多類別都采取了這一做法。
他補充道：“形勢會發(fā)生變化，你要把衡量效率作為所開展工作的一部分，因為如果你不從提高效率的角度來考慮問題，就會被弄得措手不及。”
作者：本文作者Mary K. Pratt是馬薩諸塞州的自由撰稿人。
編譯：沈建苗
原文網(wǎng)址：https://www.cio.com/article/3562389/6-ways-to-make-it-operations-more-efficient.html
