成本優(yōu)化實(shí)際上就是把錢(qián)放到合適的籃子里以優(yōu)化業(yè)務(wù)成果，這樣可以平衡整個(gè)組織的成本，價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)。
當(dāng)預(yù)算有限時(shí)，IT領(lǐng)導(dǎo)者可以就如何優(yōu)化IT的價(jià)值提供建議，但這是在不損害發(fā)展項(xiàng)目的情況下提建議。
在繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字計(jì)劃的同時(shí)削減IT成本，這種做法并不適合膽小怕事的人。在把人員過(guò)渡到長(zhǎng)期進(jìn)行遠(yuǎn)程工作之后，許多首席信息官接下來(lái)的任務(wù)是在不穩(wěn)定的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中減少預(yù)算。
Kristin Myers(他最近被任命為首席信息官執(zhí)行副總裁兼西奈山衛(wèi)生系統(tǒng)(Mount Sinai Health System)的信息技術(shù)主任)承認(rèn)“這很難做到。這并不意味著在削減成本時(shí)，你就不能在數(shù)字化等其他領(lǐng)域進(jìn)行投資”。她說(shuō)，首席信息官最重要的任務(wù)之一就是評(píng)估應(yīng)用程序組合，重新確定各個(gè)計(jì)劃的輕重緩急并在滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)和帶來(lái)最大增值的領(lǐng)域進(jìn)行投資。
Gartner的首席信息官研究副總裁James Anderson認(rèn)為，成功的組織對(duì)成本削減方面的討論有不同的看法。他說(shuō)，這些組織不僅削減成本，而且還優(yōu)化成本和價(jià)值。削減成本實(shí)質(zhì)上僅僅只是達(dá)到了目標(biāo)，Anderson這樣補(bǔ)充道。
成本優(yōu)化實(shí)際上就是把錢(qián)放到合適的籃子里以優(yōu)化業(yè)務(wù)成果。他解釋說(shuō)，這將導(dǎo)致價(jià)值優(yōu)化，平衡整個(gè)組織的成本，價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)。
“優(yōu)秀的首席信息官不僅要知道自己可以在哪些地方快速削減成本，還要知道要進(jìn)行哪些積極投資以實(shí)現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)成果”，Anderson這樣說(shuō)道。這些首席信息官還為各種不同的情況制定計(jì)劃。
首席信息官在預(yù)算吃緊時(shí)往往會(huì)立即拿薪酬開(kāi)刀，但是Anderson說(shuō)“這是我們最不愿意削減的地方”。他認(rèn)為，首先你要考察一下針對(duì)供應(yīng)商的外部支出，其中大多數(shù)供應(yīng)商都愿意重談合同條款。
你要對(duì)內(nèi)部支出采取積極主動(dòng)的態(tài)度——凍結(jié)可以凍結(jié)的薪酬，但要集中精力于不動(dòng)產(chǎn)，廠房和設(shè)備以及與供應(yīng)商無(wú)關(guān)的維護(hù)和其他服務(wù)，Anderson這樣說(shuō)道。
Anderson說(shuō)：“內(nèi)部是最難處理的部分，因?yàn)檫@里常常勾心斗角”。他說(shuō)，很多時(shí)候，在內(nèi)部?jī)?yōu)化成本是一個(gè)職能，這個(gè)職能的使命就是發(fā)現(xiàn)流程中的各種中斷事件或提高效率，這是大多數(shù)組織在大流行之前就一直努力在做的事情。
Anderson說(shuō)：“就我們可以進(jìn)行的不同流程改進(jìn)提出不同的想法——你有做照搬照套的事嗎?這個(gè)過(guò)程帶來(lái)了什么價(jià)值?這些業(yè)務(wù)流程中的每一個(gè)流程都是能帶來(lái)結(jié)果并產(chǎn)生業(yè)務(wù)成果的價(jià)值鏈的組成部分。”
下面來(lái)看看首席信息官如何應(yīng)對(duì)大流行帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)影響及其對(duì)IT預(yù)算的影響。
使IT有更強(qiáng)的“適應(yīng)力”
Jacqui Guichelaar于2019年6月?lián)嗡伎频氖紫畔⒐?，不久后她開(kāi)始了大流行以來(lái)一直在加速的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之旅。Guichelaar重復(fù)了Anderson的話，“我認(rèn)為我必須優(yōu)化IT并充分利用我所擁有的各種資產(chǎn)，人員和能力。”
Guichelaar和她的團(tuán)隊(duì)去年舉行了一次戰(zhàn)略會(huì)議，該會(huì)議重點(diǎn)討論“我們?nèi)绾螢閼?yīng)對(duì)作物歉收(即收成下降)而做計(jì)劃。當(dāng)你減產(chǎn)時(shí)……無(wú)論你耕種什么作物，你的整個(gè)商業(yè)計(jì)劃都將面臨危險(xiǎn)。你可能遭受颶風(fēng)或洪水襲擊，結(jié)果無(wú)法在該年度實(shí)現(xiàn)針對(duì)該農(nóng)作物的商業(yè)計(jì)劃。”
這催生了Guichelaar轉(zhuǎn)變團(tuán)隊(duì)和自己的戰(zhàn)略，“并使IT極具適應(yīng)力，以至于如果發(fā)生某些事情，我們將對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，簡(jiǎn)化和自動(dòng)化并撤掉不需要的數(shù)據(jù)中心和應(yīng)用程序，轉(zhuǎn)而使用商業(yè)服務(wù)，而這使我們可以節(jié)省大量成本。”
Guichelaar說(shuō)，適應(yīng)力變強(qiáng)意味著將平臺(tái)現(xiàn)代化并減少不必要的成本。“我計(jì)劃削減數(shù)百萬(wàn)美元，釋放大量人員和生產(chǎn)力并確保我們已準(zhǔn)備好采用新的業(yè)務(wù)模式。冠狀病毒(COVID)大流行期間人人都在研究這個(gè)。”
除了將IT轉(zhuǎn)型之外，Guichelaar還希望優(yōu)化員工體驗(yàn)并使人們隨時(shí)隨地可以用上最好的工具并投入大量資金來(lái)優(yōu)化客戶體驗(yàn)。
Guichelaar說(shuō)：“我認(rèn)為，如果有首席信息官在考慮削減成本，而且只考慮這一點(diǎn)，這說(shuō)明他們還不得要領(lǐng)。”
思科的IT部門(mén)正在進(jìn)行三項(xiàng)撤離計(jì)劃。首先是撤離部署在世界各地的數(shù)據(jù)中心并將更多的資源轉(zhuǎn)移到軟件即服務(wù)(SaaS)和云端。Guichelaar說(shuō)，去年，在思科擁有的22個(gè)數(shù)據(jù)中心中，他們已經(jīng)撤掉了三個(gè)，他們正在努力撤掉第四個(gè)。她計(jì)劃撤出五到六個(gè)數(shù)據(jù)中心。
Guichelaar說(shuō)：“我們撤掉的東西越多，我們需要的數(shù)據(jù)中心和計(jì)算能力就越少。”
IT部門(mén)還將出售業(yè)務(wù)不需要的應(yīng)用程序。她說(shuō)：“我們的目標(biāo)是撤掉500個(gè)應(yīng)用程序，而我們現(xiàn)在已經(jīng)在撤第575個(gè)應(yīng)用程序”，而且這個(gè)數(shù)字還在不斷增長(zhǎng)。這也減少了我們對(duì)計(jì)算能力的需求。
重新檢查投資組合
在過(guò)去的一年中，西奈山衛(wèi)生系統(tǒng)的Myers一直希望使應(yīng)用程序合理化成為該醫(yī)療組織的文化的一部分，以此作為提高IT效率的大戰(zhàn)略的一部分。
Myers說(shuō)，例如，IT開(kāi)發(fā)了一個(gè)可以停用遺留應(yīng)用程序的程序，他們正在研究整個(gè)產(chǎn)品組合并確定要淘汰哪些系統(tǒng)以及在何處進(jìn)行額外投資以增加功能。
Myers說(shuō)：“我們一直在研究可能存在冗余或不必要的應(yīng)用程序的地方”。當(dāng)IT向用戶了解實(shí)際使用應(yīng)用程序的員工人數(shù)時(shí)，響應(yīng)者寥寥。在這種情況下，“我們可以返回用戶社區(qū)并自問(wèn)是否還有其他事情可做或是否有類似功能的應(yīng)用程序，以便你可以停用這個(gè)程序。這是很艱巨的任務(wù)，但必須得做”，她這樣說(shuō)道。
Myers說(shuō)，IT部門(mén)制定了一個(gè)五年計(jì)劃來(lái)淘汰各種程序，這將大大節(jié)省軟件維護(hù)和硬件成本，他補(bǔ)充說(shuō)，這種應(yīng)用程序合理化方面所做的工作將減少醫(yī)療系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，“這使團(tuán)隊(duì)成員能夠從中解放出來(lái)，更坦誠(chéng)地去做更多激動(dòng)人心的事情。”
和Myers一樣，Guichelaar說(shuō)IT部門(mén)對(duì)其服務(wù)，成本和計(jì)算能力的管理方式進(jìn)行了評(píng)估。她說(shuō)：“我們發(fā)現(xiàn)，我們有多個(gè)不同的應(yīng)用程序，其中包括四個(gè)僅用于報(bào)告消費(fèi)成本使用情況的工具。
Myers說(shuō)：“事實(shí)上，隨著時(shí)間的推移，在大型組織中，這些工具一直都很好用，而且從不同的角度展現(xiàn)IT。但是，隨著IT變得越來(lái)越智能，你就有了很多端到端連接的平臺(tái)，因此我們選擇了一個(gè)內(nèi)部工具并將所有監(jiān)視和性能集中到該平臺(tái)中處理。”
Myers說(shuō)，結(jié)果，IT停用了位于數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)中的其他三個(gè)應(yīng)用程序，并節(jié)省了許可，存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)中心和服務(wù)器方面的費(fèi)用。
Guichelaar也重復(fù)了Myers的話，他說(shuō)，盡管IT部門(mén)已經(jīng)確定了成千上萬(wàn)個(gè)可以停用的應(yīng)用程序，但這“并非易事”，這需要利益相關(guān)者的意見(jiàn)。她說(shuō)：“當(dāng)你嘗試停用應(yīng)用程序時(shí)，每個(gè)人都有保留應(yīng)用程序的理由，而你必須制定一種與業(yè)務(wù)合作的有條不紊的方法”。這樣一來(lái)，IT就可以解釋標(biāo)準(zhǔn)化的必要性，雖然企業(yè)可能會(huì)損失一些功能，但“從戰(zhàn)略角度來(lái)看，我們最好只依靠一種工具，這樣我們才能使IT清晰可見(jiàn)。”
Guichelaar說(shuō)，這樣可以節(jié)省數(shù)百萬(wàn)美元，“為什么不把節(jié)省出來(lái)的錢(qián)進(jìn)行再投資，以此來(lái)搞清楚如何為企業(yè)創(chuàng)建未來(lái)架構(gòu)。”
降低第三方成本
重新檢查第三方合同是優(yōu)化成本的關(guān)鍵步驟。例如，為了節(jié)省開(kāi)支，Guichelaar正在將20個(gè)全球合作伙伴減少到一個(gè)。她說(shuō)，只要實(shí)施一系列服務(wù)水平就可以確保思科員工立即能拿到筆記本電腦，對(duì)其進(jìn)行配置并隨時(shí)可以使用。“僅這項(xiàng)交易，我們就節(jié)省了數(shù)千萬(wàn)美元。”
Guichelaar補(bǔ)充說(shuō)，轉(zhuǎn)向單個(gè)合伙人還意味著合伙人可以擴(kuò)大規(guī)模并直接參與進(jìn)來(lái)。“實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，自動(dòng)配置并轉(zhuǎn)向自助服務(wù)的能力有助于降低成本，因此，我得以省錢(qián)，所有人都取得成果，皆大歡喜。”
Guichelaar還希望降低第三方成本，這需要對(duì)IT所簽訂的各種合同有清晰的了解，以便可以重新展開(kāi)談判。Guichelaar說(shuō)，首席信息官必須仔細(xì)研究各個(gè)條款，以查看是否有付了費(fèi)但未得到使用的服務(wù)，以便他們可以在那里獲得各種機(jī)會(huì)。
目前，Guichelaar還在研究各種不同的采購(gòu)選項(xiàng)以降低思科整體IT產(chǎn)品組合的成本。她說(shuō)，例如，如果第三方供應(yīng)商或托管服務(wù)提供商可以接管思科的遺留產(chǎn)品組合，那么Guichelaar就可以將IT人員解放出來(lái)，使他們可以“去做一些激動(dòng)人心的事情”。
這就要求“從頭開(kāi)始編制預(yù)算，認(rèn)真研究預(yù)算中的每一項(xiàng)內(nèi)容并清楚地了解我們是否真的需要這樣做，我們是否可以另辟蹊徑?這些就是身為首席信息官的我所要考慮的策略。”
DHL的北美供應(yīng)鏈的首席信息官Sally Miller表示：“顯然，研究你最大的支出項(xiàng)目并期望與主要供應(yīng)商進(jìn)行重新談判和評(píng)估，這才是頭等大事。也許你可以將某些服務(wù)交由內(nèi)部處理或者將其外包出去，看看是否可以用這種方式來(lái)減少成本。”
學(xué)會(huì)拒絕
奧羅爾羅伯茨大學(xué)的技術(shù)與創(chuàng)新副總裁Michael Mathews表示，如今，我們要評(píng)估奧羅爾羅伯茨大學(xué)的每一個(gè)采購(gòu)決定，其評(píng)估方式不同于冠狀病毒之前。“我們過(guò)去常說(shuō)這是計(jì)劃的一部分，如今我們則說(shuō)我們不再制定長(zhǎng)達(dá)18個(gè)月的戰(zhàn)略……我們真的需要這么長(zhǎng)的時(shí)間嗎?為什么需要?”
例如，最近有人想要一個(gè)新的ERP系統(tǒng)模塊，他說(shuō)這將使他的工作流程更高效，Mathews這樣說(shuō)道。他是這樣回應(yīng)的：“我無(wú)法為這樣的要求提供支持，因?yàn)椴](méi)有證據(jù)表明增加新模塊可以提高效率，而且整個(gè)園區(qū)的流程都已變更，因此這些流程可能不再適用。”
Mathews說(shuō)，四個(gè)月以來(lái)，他尚未批準(zhǔn)對(duì)任何系統(tǒng)進(jìn)行任何升級(jí)。
Mathews說(shuō)，但是Mathews確實(shí)引入了一個(gè)新的基于人工智能的系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以從大學(xué)的其他系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)并提供與每個(gè)類目有關(guān)的績(jī)效的洞察——從入學(xué)到參加在線課程獲得成績(jī)，不管是混合課程還是傳統(tǒng)課程，他這樣說(shuō)道。
Mathews說(shuō)：“所以這錢(qián)花的值當(dāng)。”
避免裁員
受訪的首席信息官無(wú)一例外地表示，裁減IT人員是萬(wàn)不得已的選擇。Myers說(shuō)：“我們將在數(shù)字化方面進(jìn)行大量投資，我們要對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)并為各種計(jì)劃提供支持。”
Mathews說(shuō)，奧羅爾羅伯茨大學(xué)已經(jīng)停止招聘，期間沒(méi)有裁員也沒(méi)有休假，但流失了四名IT人員而且未能立即找到接替人。
Mathews說(shuō)，三月有90%的IT員工開(kāi)始遠(yuǎn)程工作，“這使很多人無(wú)法得到支持”。“如果這些人在園區(qū)一直待到六月，那么他們會(huì)一直要求我們花錢(qián)。光是冠狀病毒的可怕本性就足以隱隱約約地向他們表示：“我們能熬過(guò)秋季嗎，我們真的需要這個(gè)嗎?”
Miller說(shuō)，DHL尚不必削減IT成本，但是她補(bǔ)充說(shuō)，她以前一直處在這樣的境地。“通常，我們?cè)噲D讓現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)做更多事情，停止招聘并減少差旅。她說(shuō)，我們會(huì)盡力照顧現(xiàn)有的員工，以便同舟共濟(jì)，這非常重要。我們的人員流動(dòng)率很低，不到3%，我認(rèn)為這是因?yàn)槲覀冊(cè)诶щy時(shí)期的待人之道，因此他們的任職期往往更長(zhǎng)。”
將IT當(dāng)作業(yè)務(wù)來(lái)管理
Guichelaar提出了一種新方法，她稱之為“簡(jiǎn)化的治理(streamlined governance)和例外管理(managing by exception)”。“這是文化上的挑戰(zhàn)”，她這樣說(shuō)道。
盡管多數(shù)大型組織常常通過(guò)開(kāi)會(huì)來(lái)評(píng)估各種項(xiàng)目，投資，人員，績(jī)效和充斥大量紙張和PowerPoint演示文稿的戰(zhàn)略，但Guichelaar實(shí)施了一項(xiàng)計(jì)劃，該計(jì)劃將一種查看數(shù)據(jù)的方式標(biāo)準(zhǔn)化。她說(shuō)，只要點(diǎn)一下按鈕，Guichelaar即可查看某個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，成本以及它是否正在產(chǎn)生收益。
Guichelaar說(shuō)：“現(xiàn)在，除非我需要升級(jí)某些東西，否則我不必參加會(huì)議。我必須訪問(wèn)數(shù)據(jù)以制定決策，而且訪問(wèn)速度越快，浪費(fèi)的時(shí)間和資源就越少，因此我可以提高工作效率。”
Guichelaar補(bǔ)充說(shuō)，這使Guichelaar停用了另外五六個(gè)工具。
Guichelaar使用名為“零基預(yù)算法(zero-based budgeting)”的概念來(lái)確保與服務(wù)提供商，技術(shù)和員工支出相關(guān)的各種預(yù)算基礎(chǔ)都涵蓋在內(nèi)。她說(shuō)，這種預(yù)算方法要求所有費(fèi)用都合情合理并映射到業(yè)務(wù)部門(mén)中的每個(gè)服務(wù)和職能。
盡管大多數(shù)公司都有制定預(yù)算的流程，但Guichelaar說(shuō)，她發(fā)現(xiàn)零基預(yù)算法是最高效的，因?yàn)檫@是從頭開(kāi)始做起的。因此，如果我削減了工具或服務(wù)，我肯定做了正確的事情，因?yàn)槲乙呀?jīng)進(jìn)行過(guò)業(yè)務(wù)交流并且達(dá)成了共識(shí)。”
執(zhí)行
大家一致認(rèn)為削減成本必須具備一個(gè)可以優(yōu)化IT的戰(zhàn)略。
Guichelaar說(shuō)：“你必須堅(jiān)持不懈地進(jìn)行自動(dòng)化并剝離不再需要的一切東西。只要有可能就轉(zhuǎn)向商品服務(wù)，你必須簡(jiǎn)化一切。如果你這樣做，我相信你會(huì)節(jié)省幾千萬(wàn)，具體取決于你的預(yù)算規(guī)模。”
Gartner的Anderson再次呼吁首席信息官們采取積極主動(dòng)的態(tài)度。他說(shuō)，“你可以通過(guò)快速獲得成果的辦法來(lái)對(duì)你的各種想法進(jìn)行劃分”，例如合并合同，削減差旅，費(fèi)用和培訓(xùn)方面的預(yù)算，以及長(zhǎng)期機(jī)會(huì)(例如成本優(yōu)化)。
Anderson說(shuō)：“在第一年快速取得成果，同時(shí)在路線圖上演示你期望在第二年和第三年進(jìn)行的其他類型的成本優(yōu)化”，他這樣說(shuō)道。這么做就能向企業(yè)證明你的積極性，“就滿足預(yù)算削減的要求而言，這使你更為可靠。”
但是Anderson也發(fā)出了警告。他說(shuō)：“危險(xiǎn)的是，如果首席信息官只是一味地削減預(yù)算而沒(méi)有討論這將如何影響服務(wù)和產(chǎn)生業(yè)務(wù)成果的能力，這就會(huì)強(qiáng)化這樣一種觀念，即IT人員不擅長(zhǎng)管理資金”，而首席信息官“在我的預(yù)算中不過(guò)是沒(méi)有意義的東西”。
Anderson強(qiáng)調(diào)說(shuō)，企業(yè)(而不是首席信息官)必須讓IT知道削減成本的源頭。“這些服務(wù)會(huì)直接對(duì)客戶產(chǎn)生影響，因此要讓首席信息官自行選擇削減各種成本和支出。”
Mathews說(shuō)，首席信息官不再制定動(dòng)輒長(zhǎng)達(dá)18到36個(gè)月的IT戰(zhàn)略。這必須是“一個(gè)為期10天的逐步開(kāi)展的活動(dòng)”，這個(gè)活動(dòng)要不斷評(píng)估利益相關(guān)者的需求。
另外，請(qǐng)考慮你的資源，“千萬(wàn)別花冤枉錢(qián)。他說(shuō)，每每在技術(shù)上花掉一塊錢(qián)都會(huì)導(dǎo)致IT部門(mén)至少分散4周的精力，因?yàn)樗麄儽仨氃谝粋€(gè)系統(tǒng)上開(kāi)展工作并對(duì)其進(jìn)行部署。
Mathews說(shuō)，最后，“你要認(rèn)識(shí)到，大家都有份參與。一個(gè)巴掌拍不響，因此要時(shí)刻保持敏捷并傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)。”
