由于項(xiàng)目的失敗率依舊讓人頭疼，許多項(xiàng)目經(jīng)理開始向數(shù)據(jù)尋求幫助。正確使用數(shù)據(jù)可以消除決策中的猜測(cè)成分，并提供項(xiàng)目經(jīng)理可以用來指導(dǎo)其團(tuán)隊(duì)的切實(shí)支持。數(shù)據(jù)已經(jīng)證明了其在幫助項(xiàng)目經(jīng)理安排工作、分配資源、提高效率、降低成本以及更有效地管理風(fēng)險(xiǎn)方面的價(jià)值。
項(xiàng)目經(jīng)理利用數(shù)據(jù)的關(guān)鍵手段是使用商業(yè)智能和商業(yè)分析。商業(yè)智能(BI)是一種軟件和流程的組合，用于收集、存儲(chǔ)和分析各種來源的大數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為有用的信息。商業(yè)智能被認(rèn)為是數(shù)據(jù)分析的一種描述形式，因?yàn)樗鼈?cè)重于利用過去和現(xiàn)在的數(shù)據(jù)來收集對(duì)特定過程中已經(jīng)發(fā)生或當(dāng)前正在發(fā)生的事情的見解。商業(yè)智能使得公司和項(xiàng)目管理部門能夠訪問實(shí)時(shí)的指標(biāo)，以支持更好、更快的決策，并提高對(duì)項(xiàng)目、流程及其結(jié)果的可見性。
另一方面，商業(yè)分析(BA)則被認(rèn)為是預(yù)測(cè)性的，因?yàn)樗鼤?huì)專注于“為什么”，以幫助對(duì)未來做出更明智的預(yù)測(cè)。通過商業(yè)分析，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以更好地預(yù)測(cè)挑戰(zhàn)并適應(yīng)以提供更好的結(jié)果。
前瞻性的項(xiàng)目管理經(jīng)理已經(jīng)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目決策和行動(dòng)需要可靠的事實(shí)數(shù)據(jù)的支持。成為一名真正的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理意味著需要在項(xiàng)目規(guī)劃和執(zhí)行階段的各個(gè)方面提高你的水平--尤其是在分配和管理稀缺而寶貴的資源方面。
下面讓我們來看看可以如何將數(shù)據(jù)分析集成到項(xiàng)目管理實(shí)踐當(dāng)中去，以便能夠極大地提高項(xiàng)目成果。
匹配、分配和調(diào)度資源
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，資源管理向來是一個(gè)棘手的領(lǐng)域，因?yàn)橘Y源通常是稀缺的，并且總是在變化的，這使得在任何給定的項(xiàng)目中都很難規(guī)劃和分配資源的使用，更不用說是在有多個(gè)項(xiàng)目爭(zhēng)奪資源的時(shí)候了。而數(shù)據(jù)是圍繞資源的可用性和分配做出有效決策的關(guān)鍵。項(xiàng)目的成功將取決于能否匹配技能、分配最佳資源和安排可用資源。
通過訪問過去和當(dāng)前項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以更好地為當(dāng)前項(xiàng)目分配資源，并更好地規(guī)劃未來項(xiàng)目。通過在一個(gè)地方收集和分析數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以確定哪些資源沒有得到充分利用或被利用過度，使他們能夠在必要時(shí)轉(zhuǎn)移資源并相應(yīng)地安排時(shí)間。
使用獨(dú)立的Excel表格而不是集成到項(xiàng)目管理套件中的商業(yè)智能工具的公司通常會(huì)處于劣勢(shì)。集成的商業(yè)智能工具不僅可以減少因?yàn)閱T工被過度利用，從而超出他們能力范圍，并可能被耗盡的機(jī)會(huì)，還可以用來確保項(xiàng)目時(shí)間表是現(xiàn)實(shí)的，并確定可能成為實(shí)現(xiàn)這些時(shí)間表的障礙的風(fēng)險(xiǎn)因素。項(xiàng)目經(jīng)理可以使用數(shù)據(jù)來開發(fā)資源管理KPI，例如資源沖突或是按時(shí)完成任務(wù)的指標(biāo)。
提高效率
商業(yè)智能可以幫助項(xiàng)目管理部門發(fā)現(xiàn)和改善繁瑣的內(nèi)部工作流程或基于技術(shù)的效率問題，從而提醒項(xiàng)目經(jīng)理需要進(jìn)行的變革，以改善利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的聯(lián)系、合作和溝通。通過發(fā)現(xiàn)和解決效率低下的問題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將可以專注于更高價(jià)值的工作，并更快地交付項(xiàng)目。
只有能夠收集關(guān)于現(xiàn)有流程和低效率的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理才能識(shí)別出瓶頸和其他基于流程的障礙，并開辟出一條變革之路。商業(yè)智能可以隔離無效或低效的流程，提高整體的決策效率。它也有助于制定KPI，如計(jì)劃的與實(shí)際花費(fèi)在任務(wù)上的時(shí)間、人為錯(cuò)誤或變更請(qǐng)求的數(shù)量。
管理風(fēng)險(xiǎn)
風(fēng)險(xiǎn)可以有許多不同的形式，既有內(nèi)部來源，也有外部來源。風(fēng)險(xiǎn)所造成的威脅可能對(duì)項(xiàng)目、整個(gè)計(jì)劃或項(xiàng)目組合產(chǎn)生較小或較大的影響。當(dāng)涉及到風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)性時(shí)，許多公司仍然處于被動(dòng)模式，而不是主動(dòng)去使用商業(yè)智能工具來提前應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)性管理是商業(yè)智能在識(shí)別問題方面可以發(fā)揮關(guān)鍵作用的最關(guān)鍵的領(lǐng)域之一。數(shù)據(jù)為項(xiàng)目經(jīng)理提供了具體的信息，可以將許多類型的風(fēng)險(xiǎn)從過去和當(dāng)前的項(xiàng)目中分離出來，并使他們能夠重新思考他們的風(fēng)險(xiǎn)管理策略，從而避免被動(dòng)。
利用商業(yè)智能和商業(yè)分析工具
獲得可操作的洞察力的關(guān)鍵是確定做出關(guān)鍵決策所需的數(shù)據(jù)類型--尤其是在不確定的時(shí)期。必須仔細(xì)評(píng)估商業(yè)智能和商業(yè)分析工具的功能，以確保它們能夠?yàn)轫?xiàng)目管理部門提供相關(guān)的實(shí)時(shí)洞察力，從而支持公司的項(xiàng)目和投資組合目標(biāo)。以下是一些你需要尋找的關(guān)鍵特性。
在項(xiàng)目管理工具中內(nèi)置或集成大量的商業(yè)智能和商業(yè)分析功能不應(yīng)該是你的首要任務(wù);相反的，更有益的做法是專注于擁有正確的特性，包括：
•只需點(diǎn)擊按鈕即可導(dǎo)入和更新數(shù)據(jù)
•具備對(duì)資源規(guī)劃和管理進(jìn)行綜合“假設(shè)”分析的能力
•建模和預(yù)測(cè)能力
•實(shí)時(shí)定制的一目了然的儀表板
•安全的基于角色的訪問
•清晰的可視化圖表和圖形
•簡單的拖放界面
•易于深入到細(xì)節(jié)的能力
•與其他應(yīng)用程序的無縫集成
•為遠(yuǎn)程工作人員提供安全的移動(dòng)訪問
•為所有用戶角色提供快速便捷的自助服務(wù)選項(xiàng)
•能夠輕松地與其他利益相關(guān)者分享信息
•報(bào)告功能
雖然商業(yè)智能的特征和功能可能因項(xiàng)目而異，但項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)確保能夠在其數(shù)據(jù)策略中強(qiáng)調(diào)商業(yè)智能對(duì)改善其特定項(xiàng)目成果至關(guān)重要的功能。這樣做將使他們能夠有效地利用商業(yè)智能來獲得可操作的見解，無論是在資源管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面還是在建立更高效的流程和溝通方面。
